Assistant administration fournisseur F/H

EXPERT & MANAGER, cabinet de Conseil en Recrutement créé en 2004 et filiale du groupe INTERACTION - Réseau DOMITIS, est présent sur Paris, Marseille, Tours, Rennes, Lyon, Nancy, Angers, Lille, Brest et se développe également en province.
 
Nos équipes de Consultants et de Chargés de Recrutement recherchent, évaluent et présentent les meilleurs profils Experts, Agents de Maîtrise, Cadres.
 
Cette détermination nous a réussi puisque nous totalisons aujourd'hui plus de 190 clients et 2400 candidats, qui nous font confiance pour les accompagner.
 
Nos domaines d'expertise : Comptabilité & Finance, RH - Paie - Juridique, Commercial & Marketing, Immobilier & BTP, Industrie & Ingénierie, Informatique & Digital.
 
Notre devise : "Deviens qui tu es ; devenons ensemble qui nous sommes et ouvrons le champ des possibles possible"
 
Ce qui nous définit : Expertise, pugnacité, simplicité, plaisir !

Nous recherchons pour l’un de nos clients, spécialisé dans le conseil et l'approvisionnement au sein du secteur de la viticulture, un Assistant Administration et Relation Fournisseurs H/F, à temps partiel (28h).

L’Assistant·e Administration, Qualité et Relations Fournisseurs contribue au bon fonctionnement de l’entreprise en assurant la gestion administrative, le traitement des factures fournisseurs, ainsi que la centralisation et le suivi des litiges clients et fournisseurs. Il·elle apporte également un soutien quotidien à l’équipe approvisionnement.

Accompagnant au quotidien les équipes sur l’ensemble des sujets liés à la facturation, relations fournisseurs et les litiges, il·elle contribue activement à l’amélioration continue des pratiques et des processus. Il·elle veille à la justesse et à la traçabilité des opérations, participe à la résolution des anomalies et non-conformités.

Sa mission s’inscrit dans une logique collective : assurer la fiabilité des factures et des relations fournisseurs et favoriser la résolution des litiges. Ainsi, vos missions seront :

• Facturation
  • Vérifier la conformité des documents (prix, quantités, conditions négociées) avant enregistrement en facture
  • Enregistrer et suivre les factures fournisseurs dans l’ERP, en vérifiant la cohérence avec les bons de livraison et les bons de commande
  • Gérer les demandes d’avoirs en coordination avec les services approvisionnement et comptabilité
  • Signaler toute anomalie ou incohérence au service concerné pour traitement correctif
  • Assurer le classement et l’archivage des pièces justificatives comptables et administratives
  • Participer à la fiabilité des processus financiers et au respect des procédures internes
• Relations fournisseurs et relais approvisionnement
  • Créer et mettre à jour les fiches fournisseurs : coordonnées, SIRET, RIB, conditions de paiement, etc.
  • Maintenir la fiabilité et l’exactitude des informations de la base fournisseurs pour faciliter les échanges comptables et logistiques
  • Gérer la boîte mail “comptabilité fournisseur” : relances de paiement, demandes d’avoirs, suivi des litiges (factures non conformes, erreurs de livraison, absence de commande…)
  • Prioriser et suivre les demandes fournisseurs pour garantir la réactivité de l’entreprise
  • Apporter un soutien quotidien à l’équipe approvisionnement (saisie de bon de réception, saisie de commande, …)
  • Mettre à jour des bases de données
  • Gérer les flux de bon de livraison fournisseurs / clients pour certains marchés
• Qualité et suivi des litiges
  • Centraliser et suivre les litiges clients et fournisseurs, en accompagnant les équipes terrain chez les clients si nécessaire
  • Enregistrer et assurer le suivi des réclamations clients et non-conformités
  • Assurer la gestion documentaire du suivi des litiges : rédaction, mise à jour et diffusion des procédures, consignes, fiches de contrôle, cahiers des charges, etc.
  • Archiver les litiges résolus
• Tâches administratives courantes
  • Ouvrir et trier le courrier arrivé quotidiennement, en assurant la répartition vers les bons interlocuteurs
  • Gérer l’envoi des courriers
  • Collecter, contrôler et centraliser les notes de frais des collaborateurs pour transmission au service comptable

Profil recherché :

Une expérience d’au moins un an dans le domaine administratif, la gestion de la facturation et de fournisseur sera nécessaire sur ce poste.

• Rigueur dans le suivi des factures, des litiges et des procédures administratives
• Sens de l’organisation et capacité à structurer les priorités entre qualité, approvisionnement et facturation
• Appétence pour les relations fournisseurs et compréhension des enjeux logistiques et financiers
• Force de proposition pour améliorer les processus administratifs
• Esprit d’analyse et de synthèse pour identifier les anomalies, résoudre les litiges et proposer des actions correctives
• Proactivité dans le suivi des demandes fournisseurs et le soutien à l’équipe approvisionnement
• Sens relationnel développé, facilitant les échanges avec les interlocuteurs internes et externes
• Ténacité et persévérance dans la résolution des litiges et l’atteinte des objectifs fixés

Mission d’intérim de 2 mois, possibilité d’évolution en CDI.